Il Digital B2b
Il Digital B2b – inteso come ripensamento in chiave digitale del modo in cui un’organizzazione funziona e si relaziona con i partner di business – è oggi elemento essenziale per una maggiore competitività delle imprese e, ancor più, dell’intero sistema Paese. Non solo agevola, ma, in alcuni casi, addirittura abilita la possibilità delle singole organizzazioni di integrarsi in reti e di aumentare la propria efficienza e la propria efficacia. La capacità competitiva della singola impresa è, infatti, sempre meno legata alla propria azione individuale e sempre più alla capacità di connettersi efficacemente con il sistema ampio di altri soggetti insieme ai quali compete sui mercati finali.
I processi interni
Le soluzioni digitali possono supportare i processi interni e quelli di interfaccia.
Per quel che riguarda i processi interni esistono 3 principali tipologie di soluzioni digitali.
- la conservazione digitale;
- la gestione elettronica documentale;
- i workflow approvativi.
La conservazione digitale
Conservazione digitale: processo, supportato da soluzioni digitali, per la conservazione con validità legale e opponibile a terzi di documenti contabili (es. fatture, libri e registri, ecc.). I documenti oggetto di conservazione sono in origine digitali oppure sono di natura analogica ma convertiti in formato digitale, al quale viene conferita l'opponibilità a soggetti terzi attraverso l'apposizione della marca temporale e della firma digitale.
La gestione elettronica documentale
Gestione elettronica documentale: è il processo che consente la gestione – intesa come l’insieme delle attività di generazione, archiviazione, consultazione, ecc. – dei documenti aziendali in modalità digitale. Le principali attività legate all'implementazione di un sistema di Gestione Elettronica Documentale sono essenzialmente le seguenti: estrazione dei documenti generati dal Sistema Gestionale interno, indicizzazione dei documenti estratti da gestire digitalmente (l'indicizzazione consente di definire alcuni campi di ricerca, che rendono possibile, una volta archiviati i documenti, la ricerca mediante inserimento di determinati parametri indicizzati) e l'archiviazione digitale dei documenti all'interno di un repository elettronico. Le attività sopra descritte sono tipicamente valide in caso di documenti generati, inviati e/o ricevuti in formato elettronico strutturato, o comunque in caso di documenti elettronici contenti informazioni in formato testuale (per esempio, file PDF non in formato “immagine”).
In caso, invece, di documenti in formato elettronico, ma costituiti da file “immagine” (ad esempio i documenti in ingresso legati al Ciclo Passivo), è necessario che questi vengano resi “indicizzabili”, attraverso l’utilizzo di sistemi OCR (ovvero, software per il riconoscimento ottico dei caratteri, che consentono la conversione di un'immagine contenente testo, solitamente acquisita tramite scanner, in testo digitale modificabile con un normale editor) per poi essere gestiti nella modalità descritta in precedenza. In caso, infine, di documenti in formato cartaceo (come per il caso precedente, tipicamente documenti in ingresso legati al Ciclo Passivo), è invece necessario effettuare la scansione dei documenti, che vengono quindi trasformati in file immagine, e che poi seguiranno l'iter di attività descritto nei due casi precedenti.
I workflow approvativi
I Workflow approvativi: soluzioni software in grado di gestire l'iter approvativo legato alla documentazione interna: nel caso specifico, si fa riferimento all'iter di approvazione di una fattura passiva per abilitarne il pagamento, oppure all'iter di approvazione di una Richiesta di Acquisto per abilitare l'invio di un Ordine di Acquisto a un fornitore.
Queste soluzioni sono nativamente supportate all’interno dei sistemi di Gestione Elettronica Documentale, tuttavia, è possibile gestire i Workflow Approvativi interni anche utilizzando strumenti di condivisione Web-based, come Intranet aziendali ecc.
La logica alla base della digitalizzazione dei Workflow Approvativi è legata alla Digitalizzazione del documento da approvare, che non deve più essere fisicamente reso disponibile alla figura aziendale preposta alla sua approvazione, ma quest'ultimo avrà la possibilità di visionarlo accedendo (previo inserimento delle proprie credenziali) a un ambiente informatico dove effettuare l'approvazione. In caso l'iter approvativo del documento non necessiti di una firma a valore legale/fiscale, è sufficiente che “l’approvatore” acceda all’area di approvazione mediante inserimento delle proprie credenziali (username e password sono, a tutti gli effetti, Firme Elettroniche “deboli” sufficienti a questo scopo); in caso, invece, di documenti con validità legale o fiscale, sarà necessario che l’approvatore disponga di un dispositivo per la firma digitale, così da conferire la necessaria validità al documento approvato. Esistono, a questo proposito, appositi dispositivi di firma, cioè dispositivi hardware che provvedono alla firma digitale dei documenti, nello specifico gli HSM (Hardware Security Module) tipicamente utilizzati per la firma massiva, le smart card o i token usb.
I processi di relazione
I processi di interfaccia, invece, sono 3.
- eProcurement (o processo di approvvigionamento) — Indica la fase pre-transazionale, ovvero
- eSourcing, che comprende tutte le attività che vanno dalla ricerca di nuovi fornitori, alla loro qualificazione e certificazione, alla fase di negoziazione vera e propria (basata su strumenti quali i sistemi di richiesta di proposta/quotazione e l’asta elettronica) e
- eCatalog, inteso come processo di acquisto ricorsivo di prodotti/servizi tramite un catalogo online.
- eSupply Chain Execution (o processo esecutivo) — Indica i processi operativi, tipicamente il ciclo ordine-consegna-fatturazione-pagamento (che comprende le fasi logistiche, commerciali, amministrative e finanziarie), con l’obiettivo di automatizzare e integrare le fasi che stanno sull’interfaccia tra i partner di filiera.
- eSupply Chain Collaboration (o processo collaborativo) — Indica i processi collaborativi in cui vengono scambiate informazioni di natura strategica – tipicamente a livello di pianificazione congiunta, monitoraggio e controllo della supply chain, sviluppo nuovi prodotti, marketing e comunicazione, gestione della qualità – con l’obiettivo di migliorare l’efficacia dei processi grazie alla condivisione di informazioni e know-how e alla collaborazione nelle fasi decisionali.
Sotto processi dell’eprocurement
Sotto-processi dell’eSourcing
Albo fornitori — Elenco di categorie merceologiche alle quali si possono iscrivere i soggetti economici interessati che forniscono beni e/o servizi.
Contract management — Misure messe in atto al fine di comprendere, interpretare ed eseguire il contratto stipulato tra buyer e fornitore.
Gestione gare — Attività necessaria allo svolgimento operativo delle gare. Con gare elettroniche si intendono i meccanismi di negoziazione che consentono di organizzare eventi — della durata di alcune settimane — durante i quali i fornitori competono per l’aggiudicazione della commessa presentando un’offerta in busta chiusa al buyer. Questo meccanismo di gara è particolarmente utilizzato in ambito PA, in caso di forniture a capitolato complesso o per contratti quadro.
Gestione aste — Attività necessaria allo svolgimento operativo delle aste. Con asta elettronica di acquisto si intende lo strumento di negoziazione dinamica che consente al buyer di mettere in competizione un certo numero di fornitori, i quali possono effettuare offerte al ribasso del prezzo fino all’aggiudicazione della commessa di fornitura. L’evento negoziale si svolge solitamente nel giro di qualche ora.
Negoziazione — Richiesta strutturata da parte del buyer delle proposte o dei preventivi ai potenziali fornitori in relazione a specifici fabbisogni. Esistono 3 tipologie di negoziazione:
- Richiesta di Informazioni (RFI – Request for Information) — Strumento utilizzato dal buyer per richiedere informazioni di carattere generale (es. fatturato, numero di dipendenti, eventuali certificazioni, ecc.) a imprese che potenzialmente possono diventare fornitori;
- Richiesta di Proposta (RFP – Request for Proposal) — Strumento utilizzato nel caso in cui il buyer voglia definire specifiche tecniche e/o economiche di un prodotto/servizio da acquistare. Al (potenziale) fornitore sono richieste possibili proposte che possano soddisfare i bisogni del buyer;
- Richiesta di Quotazione (RFQ – Request for Quotation) — Strumento utilizzato dal buyer per richiedere al (potenziale) fornitore una proposta di prezzo d’acquisto per un determinato prodotto/servizio le cui specifiche sono note.
Pubblicazione dei bandi — Pubblicazione da parte del buyer di documenti in cui sono esplicitate tutte le specifiche e i requisiti che il bene/servizio di cui approvvigionarsi deve avere.
Qualifica dei fornitori — Valutazione ex-ante dei fornitori secondo parametri qualitativi definiti dall’azienda e dal mercato in cui essa opera.
Scouting fornitori (o ricerca dei fornitori) — Ricerca e identificazione di potenziali fornitori per ogni categoria merceologica.
Spend Analysis (o analisi della spesa) — Processo di collezione, pulizia, classificazione e analisi dei dati di spesa con l’obiettivo di ridurre i costi di procurement, aumentarne l’efficienza e monitorarne la compliance rispetto a variabili definite.
Vendor Rating — Sistema ex-post di monitoraggio e misura sistematica – su parametri oggettivi – delle performance del fornitore durante tutto il periodo di collaborazione, sia in relazione ad aspetti generali, sia specifici della singola fornitura.
Sotto-processi dell’eCatalog
Generazione della richiesta d’acquisto – Identificazione dei prodotti/servizi corrispondenti al fabbisogno mediante consultazione del catalogo e ottenimento del preventivo di spesa, con l’eventuale conferma delle condizioni di fornitura (tempi e modalità di consegna in primis).
Gestione del catalogo – Caricamento e aggiornamento dei contenuti di un catalogo online.
L’eSupply Chain Execution
Le fasi del processo riguardano:
- supporto pre-vendita, consistente nel condividere tutte le informazioni – su prodotti, prezzi, disponibilità della merce, termini di consegna – utili alla successiva fase di emissione dell’ordine;
- emissione dell’ordine, dalla creazione – compresa la fase di configurazione per prodotti complessi – alla conferma da parte del fornitore delle condizioni economiche e logistiche;
- logistica, dall’allestimento della merce alla consegna presso le strutture logistiche del cliente (o di un fornitore di servizi logistici);
- ciclo amministrativo-contabile, dall’emissione della fattura alla gestione dei pagamenti, comprese le attività di riconciliazione contabile;
- supporto post-vendita, in questo caso un insieme di attività fortemente dipendente dal settore merceologico che includono ad esempio la gestione dei reclami, la gestione delle richieste di supporto tecnico, la condivisione di informazioni contabili.
L’eSupply Chain Collaboration
Soluzioni di eSupply Chain Collaboration
- Collaborative Production Planning and Collaborative Planning, Forecasting and Replenishment (CPFR) — Pratiche collaborative che combinano le competenze e conoscenze dell’azienda con quelle dei suoi partner di business con l’obiettivo di pianificare e soddisfare nel modo più efficiente possibile la domanda del consumatore finale.
- Collaborative Replenishment Planning (CRP) — Sistema che fa un passo avanti rispetto al VMI e aggiunge alla visibilità di magazzino anche l’accesso ai dati relativi alla domanda del mercato sui punti vendita dei retailer.
- Efficient Customer Response (ECR) — Soluzione che mira a ridurre le inefficienze ed eliminare gli extra costi a ogni livello della supply chain. Per farlo le aziende stringono partnership e spostano l’approccio da una logica “push” a una “pull” con l’obiettivo di ridurre le scorte a magazzino.
- Information sharing — Progetto collaborativo in cui l’azienda a valle (es. retailer) fornisce all’azienda a monte informazioni sullo stato della domanda e delle scorte a magazzino.
- New Product Development (NPD) — Processo collaborativo che prevede la condivisione dei principali documenti tecnici e gestione dei workflow di progetto.
- Optimal Shelf Availability (OSA) — Progetto collaborativo in cui l’azienda a valle (es. retailer) fornisce all’azienda a monte informazioni sullo stato della domanda e delle scorte a magazzino.
- Production Planning (PP) — Processo collaborativo che prevede la previsione della domanda, la gestione delle promozioni, la gestione delle scorte.
- Process of Collaborative Store Ordering (PCSO) — Nuova forma di CPFR che si focalizza sul rifornimento quotidiano.
- Vendor Managed Inventory (VMI) — Iniziativa che permette ai fornitori di gestire il magazzino dei clienti determinando i tempi e le quantità di rifornimento.
Le tecnologie a supporto dei processi di relazione
Sono cinque le principali tecnologie che supportano i processi di interfaccia:
- l’EDI;
- l’XML-based;
- le Extranet/Portali B2b;
- i marketplace B2b;
- la blockchain.
L’Electronic Data Interchange
EDI (Electronic Data Interchange): indica modelli di relazione basati sull’interscambio di dati in formato elettronico strutturato attraverso un canale informatico finalizzato ad automatizzare la gestione diretta (tra i rispettivi sistemi informativi) dei documenti commerciali e amministrativi tra aziende. Gli scambi via EDI possono basarsi su formati e/o standard tra cui, per esempio, Edifact adottato da più settori, Odette nell’automotive, Euritmo nel largo consumo e nell’elettronica di consumo, EasyDafne nel farmaceutico, Metel nel materiale elettrico, UBL in alcune grandi Imprese.
Questa tecnologia supporta tutte le fasi del ciclo dell’ordine e l’aggiornamento del catalogo elettronico, per quanto riguarda l’eProcurement. Nei progetti collaborativi, l’EDI è una tecnologia adottata soprattutto dalle aziende che scambiano documenti afferenti alla pianificazione della produzione (ad esempio documenti logistici e di inventario).
L’XML-based
XML-based: è il linguaggio strutturato usato per la fatturazione elettronica in Italia. In questo contesto, per semplicità di analisi, con lo stesso termine si vuole fare riferimento anche ai canali tecnologici di trasmissioni (PEC, web-service, FTP).
Questa tecnologia ha avuto una forte crescita negli ultimi anni grazie agli obblighi di fatturazione elettronica prima nella PA e poi nel B2b/B2c, che hanno generato un forte aumento della domanda, tradottosi di servizi di cui dotarsi necessariamente per l’adempimento della normativa.
L’Extranet
Extranet: applicativi software, tipicamente fruibili mediante Web-browser, volti alla condivisione di dati, informazioni e documenti tra un’impresa e i suoi partner commerciali. L’interscambio informativo può avvenire in differenti modalità:
- download/upload di documenti;
- data entry manuale dei contenuti;
- integrazione diretta con i sistemi gestionali.
Questa tecnologia, nata con l’obiettivo di supportare le aziende di più piccola dimensione attraverso documenti strutturati e semi-strutturati, supporta tipicamente tutte le fasi transazionali e in larga parte anche l’eProcurement. Alcuni portali nascono, infatti, con lo scopo principale di permettere lo scouting di fornitori, di gestire aste e gare, di supportare il contract management o di esporre il catalogo elettronico.
I Marketplace
Marketplace: sistemi informativi che forniscono uno spazio virtuale dove più acquirenti e più venditori possono collaborare (es. scambio di informazioni su prodotti/servizi e sui loro prezzi) ed effettuare transazioni (es. vendere/comperare prodotti).
Mettono in contatto aziende della domanda e dell’offerta, permettono di supportare tutte le fasi dell’eProcurement e, in alcuni casi, l’emissione dell’ordine. Minoritari sono invece i casi in cui sulla piattaforma vengono scambiati anche documenti relativi alla consegna, alla fatturazione e al pagamento.
La Blockchain
Blockchain: è una tecnologia inclusa nella famiglia dei distributed ledger in cui il registro distribuito è strutturato come una catena di blocchi contenenti transazioni; le sue principali caratteristiche sono l’immutabilità del registro, la tracciabilità delle transazioni e la sicurezza.
Tale soluzione supporta il contract management, attraverso la notarizzazione dei documenti ed è adatta anche per i processi collaborativi (in particolare il monitoraggio della supply chain), potendo sfruttare le caratteristiche intrinseche della tecnologia – come l’immutabilità delle informazioni e la trasparenza – per garantire la tracciabilità dei prodotti lungo tutta la filiera.
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