La fatturazione elettronica e la conservazione sostitutiva

L’obbligo di fatturazione elettronica B2b

L’obbligo di Fatturazione Elettronica tra privati è in vigore dal 1° gennaio 2019 e rappresenta l’estensione dell’obbligo limitato ai rapporti con le PA (in vigore dal 2015). Dopo le pubbliche amministrazioni, la Fattura Elettronica è quindi realtà per tutte le imprese e i liberi professionisti.

Dei 5 milioni di Partite IVA che compongono il tessuto economico italiano, nel 2019 sono 3,9 milioni (78%) i soggetti che hanno inviato almeno un file fattura al Sistema di Interscambio (SdI). 

Il Sistema di Interscambio, gestito dall’Agenzia delle Entrate, è un sistema informatico in grado di:

• ricevere le fatture sotto forma di file con le caratteristiche della FatturaPA;
• effettuare controlli sui file ricevuti;
• inoltrare le fatture verso le amministrazioni pubbliche destinatarie, o verso cessionari/committenti privati (B2b e B2c).

Perché un obbligo di fatturazione in Italia

Questa nuova tappa rappresenta un tassello importante verso il percorso di Digitalizzazione del Paese. Andiamo quindi alla scoperta della Fattura B2b, dai benefici che questa comporta per le imprese alle modalità di funzionamento e di utilizzo. 

Con l’introduzione dell’obbligo di Fatturazione Elettronica tra privati, l’Italia ha mandato un chiaro messaggio sia ai contribuenti italiani, sia agli Stati membri dell’Unione Europea in merito alla volontà di contrastare l’evasione IVA, di semplificare la burocrazia fiscale e di stimolare gli Stati membri dell’Unione a seguire l’esempio italiano, visto che le stime sull’evasione IVA a livello europeo ammontano a circa 150 miliardi di euro annui.

Gli impatti sul gap IVA

L’Italia è il Paese con la più elevata evasione di questa imposta: poco meno di 40 miliardi di euro, pari a circa il 25% dell’intera evasione IVA europea. L’illecito è riconducibile a tre categorie:

• evasione con consenso (15 miliardi di euro); 
• omesso versamento (8 miliardi); 
• evasione senza consenso, truffe e frodi (17 miliardi). 

Se è difficile che l’obbligo possa incidere sulla prima componente, va detto che nel 2019 la fatturazione elettronica ha contribuito ad un aumento del gettito di circa 3,5 miliardi di euro.

Nel 2019, è stato possibile recuperare 945 milioni di euro relativi ai 17 miliardi di euro di gap IVA dovuti all’evasione senza consenso, truffe e frodi. Tuttavia, il contributo che potrà dare la fattura elettronica sul contenimento dell’evasione IVA non sarà certamente risolutivo. Per la parte relativa a evasione con consenso e omesso versamento occorrono altri strumenti, come la tracciabilità dei pagamenti. 

Le opportunità della fatturazione elettronica

La fatturazione elettronica può generare diverse opportunità e vantaggi sia a livello di sistema Paese, sia a livello di ecosistema industriale. Uno dei principali obiettivi del provvedimento è dunque la riduzione dell’evasione del gettito IVA. Tra gli altri benefici:

• miglioramento della competitività del sistema Paese;
• semplificazione burocratica, amministrativa e fiscale;
• aumento del livello di digitalizzazione delle imprese.

Diverse anche le opportunità che emergono per le imprese. Tra questi la possibilità di poter lavorare su dati strutturati e di stimolare la digitalizzazione di altri documenti come ordini e documenti di trasporto. La digitalizzazione del ciclo dell’ordine, inoltre, può portare anche a un risparmio economico rispetto al cartaceo che può andare dai 5-9 euro nel caso della sola fattura ai 25-65 euro se si considera tutto il ciclo dell’ordine. 

Come funziona la fatturazione elettronica

Detto del perché è fondamentale digitalizzare i processi di fatturazione anche tra privati e professionisti, cerchiamo di capire come funziona nella pratica la Fattura Elettronica nel mondo business to business.

Le principali caratteristiche di tale obbligo sono le seguenti:

• una fattura, per essere considerata valida, deve transitare dal Sistema di Interscambio (SdI), così come già avviene per la Fatturazione Elettronica verso la PA;
• l’obbligo è rivolto a tutti i soggetti residenti o stabiliti in Italia, quindi sia le aziende private che i consumatori finali. Sono esclusi dall’obbligo coloro che applicano il regime di vantaggio o forfettario, gli operatori agricoli in regime agevolato, le società sportive dilettantistiche e i soggetti che emettono fatture per le quali è obbligatorio l’invio dei dati al Sistema Tessera Sanitaria (Sistema TS);
• i formati da utilizzare sono esclusivamente il formato XMLPA (così come definito dal provvedimento del direttore dell’Agenzia delle Entrate, oppure, da aprile 2019, gli standard/formati riconosciuti nell’ambito dell’Unione Europea;
• si prevede la trasmissione telematica all’Agenzia delle Entrate dei dati relativi alle cessioni di beni e di prestazioni di servizi effettuate e ricevute verso e da soggetti non residenti/stabiliti in Italia, a meno che non si utilizzino le regole di fatturazione elettronica anche per queste operazioni;
• in caso di emissione di fattura in un modo diverso da quello elettronico utilizzando il SdI, la fattura si considera non emessa;
• chi emette la fattura elettronicamente è obbligato a conservarla digitalmente per 10 anni.

I modelli di fatturazione elettronica

Al di là delle prime legittime difficoltà, le grandi aziende italiane hanno adottato diversi modelli per la gestione delle fasi del processo di fatturazione (ciclo attivo, ciclo passivo e conservazione digitale dei file fattura). La soluzione più diffusa, a oggi, è l’affidamento di tutto il processo a un soggetto terzo. Non mancano, però, casi di gestione “in-house” di alcune fasi.

Le possibili modalità di gestione del ciclo attivo, del ciclo passivo e della conservazione sono:

• intermediata (o in outsourcing): l’azienda affida tutto il processo a un soggetto terzo (ad esempio provider di servizi, banca, software house);
• non intermediata (o in-house): l’azienda dispone di un sistema proprio per la gestione dell’intero processo o di una o più fasi.

I 5 modelli adottati in Italia

In Italia, sono stati rilevati cinque modelli (vedi Figura) di gestione della fattura elettronica, considerata all’interno delle fasi di ciclo attivo, ciclo passivo e conservazione digitale: 

• modello interno: l’azienda segue direttamente tutte le fasi gestionali attraverso propri sistemi, presidiandole internamente per intero; 
• modello esterno: l’azienda affida in toto le diverse fasi gestionali a uno o più operatori esterni, mantenendo un’interfaccia con gli operatori individuati; 
• modello misto: l’azienda, in relazione alle proprie politiche gestionali, mantiene parte del presidio all’interno, parte all’esterno attraverso operatori specializzati (provider tecnologici e/o di servizi). In questo esistono tre soluzioni intermedie che differiscono per il diverso mix del ciclo attivo, passivo e della conservazione digitale.

Quale modello di Fatturazione Elettronica tra privati scegliere? Non esistono particolari driver che consiglino uno specifico modello. In linea generale, chi ha scelto di non affidarsi a un intermediario è una grande multinazionale o un’azienda multi-business. Tali aziende sono caratterizzate da una significativa mole di documenti, in grado di giustificare e ripagare nel breve-medio termine un investimento consistente. Non emergono modelli migliori di altri, ma solo orientamenti dovuti alle politiche interne o alla cultura aziendale. 

La conservazione digitale

Abbiamo detto che chi emette la fattura elettronica è obbligato a conservarla digitalmente. La Conservazione Digitale, tuttavia, non è la semplice memorizzazione su PC del file della fattura, bensì un processo regolamentato tecnicamente dalla legge (CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale).

In cosa consiste la Conservazione Digitale dei documenti fiscali?

La Conservazione Digitale è l’insieme di soluzioni per la conservazione in modalità digitale di documenti contabili (fatture emesse verso i clienti, fatture ricevute dai fornitori, Libri e Registri, ecc…) che sostituisce a tutti gli effetti l’archiviazione cartacea ai fini fiscali.

Il processo di conservazione digitale

A livello operativo, il processo di Conservazione Digitale si differenzia in base allo specifico documento considerato. Il processo richiede l’apposizione sui documenti di firma digitale e marca temporale da parte del Responsabile della Conservazione Elettronica nominato dall’azienda.

Fare Conservazione Digitale a norma di legge, richiede dunque:

1. Firma Digitale
   Si tratta del metodo di identificazione informatica da applicare ai documenti informatici, così come la firma autografa veniva applicata sui corrispettivi cartacei. Può consistere in un PIN abbinato a un dispositivo fisico (token o carta magnetica) e deve tener conto delle caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità.
2. Marca Temporale
   Per “Marca Temporale” si intende invece l’evidenza informatica che consente di rendere opponibile a terzi un riferimento temporale. Consiste nella generazione, da parte di un’Autorità Certificante, di un’informazione relativa a una data e un’ora certa da associare alla firma digitale.
3. Responsabile della Conservazione
   È la figura chiave all’interno di ogni impresa e PA a cui spetta il compito di definire le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione nonché la redazione del Manuale descrittivo del processo di Conservazione Digitale (cioè il documento che descrive nel dettaglio ruoli, procedure, architetture e infrastrutture informatiche legate al processo di Conservazione), garantendo la salvaguardia degli archivi informatici e la leggibilità del loro contenuto.

 I vantaggi della conservazione digitale

Ma quali sono i vantaggi della Conservazione Digitale?
La Conservazione Digitale consente dunque di archiviare legalmente e per diversi anni documenti in formato elettronico invece che cartaceo. Ciò si traduce in notevoli vantaggi in termini di efficienza gestionale e riduzione dei costi per le imprese e le Pubbliche Amministrazioni.

Il ricorso alle tecnologie digitali per la conservazione dei documenti aiuta nella definizione di processi e procedure efficaci e rigorose, altrimenti impossibili da attuare. I benefici maggiormente percepiti e quantificabili sono:

• risparmio sui prezzi di acquisto e sui costi di processo negli approvvigionamenti della Pubblica Amministrazione;
• aumento della produttività del personale;
• riduzione dei tempi complessivi per la gestione del processo di conservazione;
• capacità di gestire in modo più efficace il magazzino riducendo il capitale circolante;
• risparmio sui costi di relazione tra PA e imprese dovuti alla semplificazione burocratica.

Il risparmio sui costi della conservazione digitale

Quantificando, i benefici stimati (in termini monetari) della Conservazione dei documenti del ciclo attivo possono raggiungere i 2 € a documento, con un payback period inferiore all’anno, considerando tra le fonti di beneficio principali lo spazio di archiviazione e i materiali a supporto della conservazione. Per la conservazione del passivo i benefici vanno dagli 0,5 agli 1,2 € a documento, con un tempo di ritorno dell’investimento inferiore ai due anni. 

I benefici indiretti della conservazione digitale

Ci sono poi una serie di benefici indiretti e meno tangibili, ma ugualmente determinanti:

• maggiore qualità, quantità e tempestività dei dati a disposizione;
• maggiore capacità di controllo e analisi del processo;
• miglioramento della propria immagine verso i partner commerciali;
• possibilità di offrire un maggior livello di servizio ai clienti, che si traduce in un incremento nei differenziali competitivi di attrattività;
• notevole risparmio ambientale derivato dalla riduzione della carta.