Contents Il Digital B2b Il Digital B2b – inteso come ripensamento in chiave digitale del modo in cui un’organizzazione funziona e si relaziona con i partner di business – è oggi elemento essenziale per una maggiore competitività delle imprese e, ancor più, dell’intero sistema Paese. Non solo agevola, ma, in alcuni casi, addirittura abilita la possibilità delle singole organizzazioni di integrarsi in reti e di aumentare la propria efficienza e la propria efficacia. La capacità competitiva della singola impresa è, infatti, sempre meno legata alla propria azione individuale e sempre più alla capacità di connettersi efficacemente con il sistema ampio di altri soggetti insieme ai quali compete sui mercati finali. I processi interni Le soluzioni digitali possono supportare i processi interni e quelli di interfaccia. Per quel che riguarda i processi interni esistono 3 principali tipologie di soluzioni digitali. la conservazione digitale; la gestione elettronica documentale; i workflow approvativi. La conservazione digitale Conservazione digitale: processo, supportato da soluzioni digitali, per la conservazione con validità legale e opponibile a terzi di documenti contabili (es. fatture, libri e registri, ecc.). I documenti oggetto di conservazione sono in origine digitali oppure sono di natura analogica ma convertiti in formato digitale, al quale viene conferita l’opponibilità a soggetti terzi attraverso l’apposizione della marca temporale e della firma digitale. La gestione elettronica documentale Gestione elettronica documentale: è il processo che consente la gestione – intesa come l’insieme delle attività di generazione, archiviazione, consultazione, ecc. – dei documenti aziendali in modalità digitale. Le principali attività legate all’implementazione di un sistema di Gestione Elettronica Documentale sono essenzialmente le seguenti: estrazione dei documenti generati dal Sistema Gestionale interno, indicizzazione dei documenti estratti da gestire digitalmente (l’indicizzazione consente di definire alcuni campi di ricerca, che rendono possibile, una volta archiviati i documenti, la ricerca mediante inserimento di determinati parametri indicizzati) e l’archiviazione digitale dei documenti all’interno di un repository elettronico. Le attività sopra descritte sono tipicamente valide in caso di documenti generati, inviati e/o ricevuti in formato elettronico strutturato, o comunque in caso di documenti elettronici contenti informazioni in formato testuale (per esempio, file PDF non in formato “immagine”). In caso, invece, di documenti in formato elettronico, ma costituiti da file “immagine” (ad esempio i documenti in ingresso legati al Ciclo Passivo), è necessario che questi vengano resi “indicizzabili”, attraverso l’utilizzo di sistemi OCR (ovvero, software per il riconoscimento ottico dei caratteri, che consentono la conversione di un’immagine contenente testo, solitamente acquisita tramite scanner, in testo digitale modificabile con un normale editor) per poi essere gestiti nella modalità descritta in precedenza. In caso, infine, di documenti in formato cartaceo (come per il caso precedente, tipicamente documenti in ingresso legati al Ciclo Passivo), è invece necessario effettuare la scansione dei documenti, che vengono quindi trasformati in file immagine, e che poi seguiranno l’iter di attività descritto nei due casi precedenti. I workflow approvativi I Workflow approvativi: soluzioni software in grado di gestire l’iter approvativo legato alla documentazione interna: nel caso specifico, si fa riferimento all’iter di approvazione di una fattura passiva … Read More
